Genehmigungen

Mit Genehmigungsworkflows können Sie festlegen, dass bestimmte Aktionen erst nach Freigabe durch eine autorisierte Person ausgeführt werden. So behalten Sie die Kontrolle über kritische Bestandsbewegungen.

Hinweis: Genehmigungsworkflows sind ab dem Business-Plan verfügbar.

Wann werden Genehmigungen ausgelöst?

Genehmigungen werden durch Workflow-Regeln konfiguriert. Typische Szenarien:

• Entnahme über einer bestimmten Menge (z.B. > 50 Stück)
• Entnahme über einem bestimmten Wert (z.B. > CHF 500)
• Lieferschein-Abschluss durch Benutzer ohne Manager-Rolle
• Bestandskorrektur auf 0
• Umbuchung zwischen sensiblen Standorten

Genehmigung beantragen

Wenn ein Benutzer eine Aktion ausführt, die eine Genehmigung erfordert:

1. Die Aktion wird nicht sofort ausgeführt, sondern als Ausstehend markiert.
2. Der Benutzer sieht einen Hinweis: «Diese Aktion erfordert eine Genehmigung».
3. Er kann optional einen Kommentar zur Begründung hinzufügen.
4. Die Aktion verbleibt im Status Ausstehend, bis sie genehmigt oder abgelehnt wird.

Genehmigung erteilen oder ablehnen

Autorisierte Benutzer (Administratoren und Manager) erhalten:

• Eine E-Mail-Benachrichtigung mit direktem Genehmigungslink
• Eine Push-Benachrichtigung auf der mobilen App
• Einen Eintrag unter Automatisierung → Ausstehende Genehmigungen

Genehmigung in der App

1. Öffnen Sie Automatisierung → Ausstehende Genehmigungen.
2. Sie sehen alle offenen Anfragen mit:
   • Antragsteller, Zeitstempel
   • Beschreibung der beantragten Aktion
   • Kommentar des Antragstellers (falls vorhanden)
3. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
4. Bei Ablehnung: Geben Sie einen Ablehnungsgrund ein.
5. Der Antragsteller erhält sofort eine Benachrichtigung.

Genehmigung per E-Mail

Die Genehmigungsmail enthält direkte Schaltflächen:

• Genehmigen — Ein Klick, keine Anmeldung erforderlich (tokengesicherter Link, 72h gültig)
• Ablehnen — Öffnet ein kleines Webformular für die Begründung

Warnung: Genehmigungslinks per E-Mail sind 72 Stunden gültig. Danach muss der Antragsteller die Anfrage erneut einreichen.

Genehmigungsprotokoll

Alle Genehmigungsentscheidungen werden dauerhaft protokolliert:

• Wer hat was genehmigt/abgelehnt
• Zeitstempel der Entscheidung
• Begründung (bei Ablehnung)
• Ursprüngliche Aktion und Antragsteller

Das Protokoll finden Sie unter Berichte → Genehmigungsprotokoll.

Eskalation

Falls eine Genehmigung nach einer konfigurierbaren Zeit noch nicht bearbeitet wurde, kann ZENTORY die Anfrage eskalieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Genehmigungen → Eskalation.
2. Legen Sie die Eskalationszeit fest (z.B. 4 Stunden).
3. Definieren Sie den Eskalationsempfänger (z.B. CEO oder IT-Admin).

Verwandte Funktionen

• Workflow-Regeln — Regeln definieren, die Genehmigungen auslösen
• RBAC / Rollen — Berechtigungen verwalten