Email-Posteingang (Inbox Parser)

Der Email-Posteingang analysiert weitergeleitete Lieferanten-Emails automatisch per KI und extrahiert Bestellbestätigungen, Lieferankündigungen und Rechnungsdaten. So erfassen Sie eingehende Informationen, ohne sie manuell abtippen zu müssen.

Funktionsweise

Weiterleiten — Leiten Sie Lieferanten-Emails an Ihre dedizierte ZENTORY-Adresse weiter (z.B. inbox-abc123@zentory.ch)
KI-Extraktion — Die KI analysiert Betreff, Text und Anhänge (PDF) und erkennt den Dokumenttyp
Entwurf erstellen — Extrahierte Daten werden als Entwurf angelegt (Bestellung, Lieferschein oder Rechnung)
Prüfen & übernehmen — Sie prüfen den Entwurf und übernehmen ihn mit einem Klick

Unterstützte Dokumenttypen

Typ	Extrahierte Felder
Bestellbestätigung	Lieferant, Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise, Lieferdatum
Lieferankündigung	Sendungsnummer, Spediteur, voraussichtliches Lieferdatum, Positionen
Rechnung	Rechnungsnummer, Betrag, MwSt., Zahlungsfrist, Positionen

Posteingang aufrufen

Navigieren Sie zu Posteingang in der Seitenleiste oder verwenden Sie die Command Palette (Cmd+K → «Posteingang»). Die Inbox zeigt alle eingegangenen Emails mit Status:

Neu — Email eingegangen, noch nicht verarbeitet
Extrahiert — KI hat Daten erkannt, Entwurf bereit
Übernommen — Entwurf wurde ins System übernommen
Abgelehnt — Manuell als irrelevant markiert

Entwürfe prüfen

Klicken Sie auf eine extrahierte Email, um den Entwurf zu sehen. Die KI markiert unsichere Felder mit einem gelben Rahmen. Korrigieren Sie bei Bedarf und klicken Sie auf Übernehmen, um den Vorgang im System anzulegen.

⚠️

Die KI-Extraktion funktioniert am besten mit strukturierten Emails. Handgeschriebene oder stark formatierte HTML-Emails können zu unvollständiger Erkennung führen. Prüfen Sie Entwürfe immer vor der Übernahme.

Einrichtung

Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen → Email-Posteingang
Kopieren Sie Ihre dedizierte Weiterleitungsadresse
Richten Sie in Ihrem Email-Client eine Weiterleitungsregel für Lieferanten-Emails ein
Stellen Sie sicher, dass ein OpenAI API-Schlüssel unter Einstellungen → KI-Funktionen hinterlegt ist

Tipps

Erstellen Sie Weiterleitungsregeln pro Lieferant für automatische Zuordnung
Nutzen Sie die Bulk-Übernahme, um mehrere Entwürfe gleichzeitig zu bestätigen
Prüfen Sie regelmässig den Posteingang auf abgelehnte Emails — die KI lernt nicht automatisch aus Korrekturen