Materialanfragen

Materialanfragen ermöglichen es Mitarbeitern, benötigte Materialien oder Werkzeuge anzufordern, ohne selbst direkt auf den Bestand zugreifen zu können. Manager prüfen und genehmigen die Anfragen, bevor Material entnommen oder bestellt wird.

Anfrage erstellen (Mitarbeiter)

1. Navigieren Sie zu Materialien oder Werkzeuge.
2. Klicken Sie auf «Anfragen» in der oberen Navigation.
3. Klicken Sie auf «+ Neue Anfrage».
4. Füllen Sie das Formular aus:
   • Artikel: Suche nach Materialien oder Werkzeugen
   • Menge: Benötigte Anzahl
   • Benötigt bis: Datum, bis wann der Artikel gebraucht wird
   • Priorität: Dringend / Hoch / Normal / Niedrig
   • Begründung: Freitextfeld (optional, aber empfohlen)
5. Klicken Sie auf «Anfrage einreichen».

Prioritätsstufen

Die SLA-Zeiten sind Richtwerte und nicht technisch erzwungen. Manager sehen die verbleibende Zeit farbkodiert in der Anfrageliste.

Anfragen verwalten (Manager)

Unter Anfragen → Eingehend sehen Manager alle offenen Anfragen. Der Badge-Counter auf dem Menüpunkt zeigt die Anzahl ungeprüfter Anfragen an.

Genehmigen

1. Klicken Sie auf eine Anfrage.
2. Prüfen Sie den aktuellen Bestand (wird direkt neben der Anfrage angezeigt).
3. Klicken Sie auf «Genehmigen».
4. Optional: Menge anpassen, Kommentar hinzufügen.
5. Bestätigen.

Nach der Genehmigung wird der Bestand reserviert (sofern vorhanden) und der Mitarbeiter benachrichtigt.

Ablehnen

1. Klicken Sie auf eine Anfrage.
2. Klicken Sie auf «Ablehnen».
3. Geben Sie eine Begründung ein (Pflichtfeld bei Ablehnung).
4. Bestätigen.

Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit der Begründung.

Bestellung aus Anfrage erstellen

Wenn der angeforderte Artikel nicht auf Lager ist, kann direkt aus der Anfrage eine Bestellung erstellt werden:

1. Öffnen Sie die Anfrage.
2. Klicken Sie auf «Bestellen».
3. ZENTORY schlägt Lieferanten aus der Lieferantendatenbank vor.
4. Wählen Sie einen Lieferanten und bestätigen Sie die Bestellmenge.
5. Die Bestellung wird als Entwurf erstellt und dem Manager zugewiesen.

Anfrage-Status verfolgen

Mitarbeiter sehen unter Anfragen → Meine Anfragen den Status ihrer eigenen Anfragen:

• Offen: Noch nicht bearbeitet
• Genehmigt: Freigegeben, Artikel kann abgeholt werden
• Abgelehnt: Mit Begründung des Managers
• Erledigt: Ware wurde entnommen oder Bestellung aufgegeben

Benachrichtigungen

Tipp: Kombinieren Sie Materialanfragen mit Workflow-Regeln, um bei dringenden Anfragen automatisch eine SMS oder einen Slack-Kanal zu benachrichtigen.