Häufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Was ist ZENTORY?

ZENTORY ist eine webbasierte Software für Inventar- und Werkzeugverwaltung, speziell für Schweizer KMU entwickelt. Sie können Materialbestände verwalten, Werkzeuge verfolgen, Lieferscheine erstellen und Inventuren durchführen — alles in einer App, verfügbar im Browser und als Mobile-App.

Muss ich etwas installieren?

Nein. Die Web-App läuft in jedem modernen Browser, keine Installation nötig. Die Mobile-App für iOS und Android ist optional, aber empfohlen für die Scanner-Funktionen.

Funktioniert ZENTORY auch ohne Internet?

Die Mobile-App verfügt über einen Offline-Modus. Änderungen werden lokal gespeichert und synchronisiert sobald die Verbindung wiederhergestellt wird. Die Web-App benötigt eine aktive Internetverbindung.

In welchen Sprachen ist die App verfügbar?

Aktuell: Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Die Sprache kann pro Benutzer individuell eingestellt werden.

Konto & Abo

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja. Sie können ZENTORY 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Danach wählen Sie einen Plan oder Ihre Daten werden gesichert bis Sie sich entscheiden.

Wie kann ich meinen Plan upgraden?

Gehen Sie zu Einstellungen → Abonnement und wählen Sie den gewünschten Plan. Das Upgrade ist sofort wirksam. Die Differenz zum neuen Plan wird anteilig für den laufenden Monat berechnet.

Kann ich mein Abo monatlich kündigen?

Monatliche Pläne können monatlich gekündigt werden. Jahrespläne können nicht monatlich gekündigt werden; es gibt keine anteilige Rückerstattung. Nach der Kündigung haben Sie bis zum Ende der bezahlten Periode weiterhin Zugriff.

Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?

Ihre Daten werden 90 Tage nach Ablauf des Abos aufbewahrt, damit Sie Daten exportieren können. Danach werden sie dauerhaft gelöscht. Wir senden rechtzeitig eine Erinnerung.

Materialien & Bestände

Wie viele Artikel kann ich erfassen?

• Starter: bis 500 Artikel
• Business: bis 5 000 Artikel
• Enterprise: unbegrenzt

Kann ich Artikel mit negativem Bestand haben?

Standardmässig nein. ZENTORY verhindert dass der Bestand unter 0 fällt. Falls Sie über Kontingente disponieren möchten, können Administratoren den «Negativbestand erlauben»-Modus aktivieren.

Wie importiere ich meine bestehende Artikelliste?

Über Materialien → Import können Sie CSV oder Excel hochladen. Das AI-Mapping erkennt Ihre Spaltenbezeichnungen automatisch. Laden Sie alternativ die Vorlage herunter. Details unter Import (CSV/Excel).

Kann ich Bestandskorrekturen rückgängig machen?

Manuelle Korrekturen können nicht direkt rückgängig gemacht werden, aber Sie können eine Gegenbuchung vornehmen (z.B. -10 wenn irrtümlich +10 gebucht wurde). Die vollständige Historie bleibt sichtbar.

Werkzeuge

Was ist der Unterschied zwischen Materialien und Werkzeugen?

Materialien werden verbraucht (der Bestand sinkt beim Entnehmen). Werkzeuge werden geliehen und zurückgegeben — das Gerät bleibt als Objekt in der Datenbank. Jedes Werkzeug hat eine eigene Buchungshistorie.

Kann ein Werkzeug mehreren Personen gleichzeitig zugewiesen sein?

Nein. Ein Werkzeug ist immer genau einer Person oder einem Standort zugewiesen. Falls dasselbe Gerät von mehreren Personen genutzt wird, empfehlen wir es als geteilte Ressource am Standort zu lassen.

KI-Funktionen

Welche KI-Funktionen sind in welchem Plan verfügbar?

Alle KI-Funktionen (Foto-Erkennung, Nachfrageprognose, Anomalie-Erkennung) sind ab dem Business-Plan verfügbar. Das AI-Mapping beim CSV-Import ist ab Starter verfügbar.

Werden meine Fotos bei der Foto-Erkennung gespeichert?

Nein. Fotos werden direkt an die OpenAI Vision API gesendet und nach der Analyse sofort verworfen. ZENTORY speichert weder das Originalbild noch Rohdaten der Analyse. Details unter Datenschutz.

Wie genau ist die Foto-Erkennung?

Bei guter Bildqualität (frontales Foto, gute Beleuchtung, lesbares Produktetikett) erreicht die Erkennung eine Trefferquote von über 85 % für den Produktnamen und die Kategorie. Technische Daten wie Artikelnummer müssen meist manuell ergänzt werden.

Kann die Nachfrageprognose saisonale Muster erkennen?

Ja, mit mindestens 2 Jahren Verbrauchshistorie. Kürzere Historien nutzen den gleitenden Durchschnitt oder exponentielle Glättung. Details unter Nachfrageprognose.

Was passiert, wenn eine Anomalie fälschlicherweise ausgelöst wird?

Sie können die Anomalie als «Geprüft und berechtigt» markieren — die Buchung bleibt bestehen. Das System lernt nicht selbständig aus diesen Rückmeldungen, aber Sie können die Empfindlichkeitsschwellen manuell anpassen.

NFC & Mobile

Welche NFC-Tags sind kompatibel?

NTAG213, NTAG215 und NTAG216 sind vollständig kompatibel. NTAG213 ist am günstigsten und für die meisten Einsätze ausreichend. Details unter NFC-Tags.

Funktioniert NFC auf iPhones?

Ja, ab iPhone 7 mit iOS 14+. NFC wird im Hintergrund automatisch erkannt — kein Scanner muss geöffnet werden. Auf älteren iPhones (ohne NFC) steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Kann ich die Sprachsteuerung auf Schweizerdeutsch verwenden?

Ja, die Spracherkennungs-Engine unterstützt Schweizerdeutsch. Die Erkennungsgenauigkeit kann je nach Dialekt variieren. Bei Erkennnungsfehlern kann der erkannte Text vor der Ausführung manuell korrigiert werden. Details unter Sprachsteuerung.

Was passiert wenn ich offline buche und jemand anderes die gleichen Daten ändert?

ZENTORY erkennt solche Konflikte und zeigt sie nach der Synchronisation an. Sie können dann entscheiden, welche Version behalten werden soll oder einen neuen Wert eingeben. Details unter Offline-Konflikte.

Automatisierung

Wie viele Workflow-Regeln kann ich erstellen?

• Business: bis zu 20 aktive Regeln
• Enterprise: unbegrenzt

Kann ich eine Workflow-Regel testen ohne sie zu aktivieren?

Ja. Im Regeleditor gibt es einen Testmodus, der die Regel simuliert ohne sie wirklich auszuführen. Details unter Workflow-Regeln.

Wer erhält Genehmigungsanfragen per E-Mail?

Standardmässig alle Benutzer mit der Rolle Administrator oder Manager. Dies kann pro Workflow-Regel individuell konfiguriert werden.

Mobile App

Welche Geräte werden unterstützt?

iOS 16+ (iPhone, iPad) und Android 10+. Für das beste Scanner-Erlebnis empfehlen wir Geräte mit einer Kamera mit Autofokus.

Kann ich einen externen Barcode-Scanner verwenden?

Ja. Bluetooth-Barcode-Scanner die sich als Tastatur emulieren (HID-Modus) funktionieren direkt mit ZENTORY. Schliessen Sie den Scanner an und scannen Sie — der Code wird automatisch in das fokussierte Eingabefeld eingegeben.

Sicherheit & Datenschutz

Wo werden meine Daten gespeichert?

Auf Servern in Schweizer Rechenzentren (Supabase, Zürich). Mehr unter Hosting & Infrastruktur.

Ist ZENTORY DSGVO/nDSG-konform?

Ja. Details unter Datenschutz & nDSG.

Kann ich meine Daten exportieren?

Ja. Unter Berichte → Datenexport können Sie alle Daten als CSV, Excel oder PDF exportieren. Für einen vollständigen Daten-Dump (JSON) kontaktieren Sie den Support.

Technisches

Gibt es eine API?

Ja. Vollständige REST-API-Dokumentation unter API v1 Vollreferenz.

Welche Browser werden unterstützt?

Chrome 90+, Firefox 90+, Safari 15+, Edge 90+. Internet Explorer wird nicht unterstützt.

Kann ich ZENTORY in mein ERP integrieren?

Ja, über die REST-API oder Webhooks. Für Standardintegrationen (SAP, Abacus, Bexio) kontaktieren Sie den Support.

Was ist der Unterschied zwischen API-Schlüsseln und Webhooks?

API-Schlüssel ermöglichen es Ihrem System, ZENTORY aktiv abzufragen (Pull). Webhooks ermöglichen es ZENTORY, Ihr System bei Ereignissen aktiv zu benachrichtigen (Push). Für Echtzeit-Integrationen empfehlen wir Webhooks, für geplante Synchronisationen die API.

Command Palette & Tastaturkürzel

Wie öffne ich die Command Palette?

Drücken Sie Cmd+K auf dem Mac oder Ctrl+K auf Windows und Linux. Die Command Palette öffnet sich sofort und Sie können direkt zu tippen beginnen. Mit Esc schliessen Sie sie wieder. Details unter Command Palette.

Welche Shortcuts gibt es in ZENTORY?

Die wichtigsten Navigations-Shortcuts: g h für Dashboard, g m für Materialien, g w für Werkzeuge, g s für Standorte. Erstell-Shortcuts: c m für neues Material, c t für neues Werkzeug. Drücken Sie ? auf einer beliebigen Seite für die vollständige Übersicht.

Benachrichtigungen

Woher weiss ich, wenn der Mindestbestand unterschritten wird?

ZENTORY sendet automatisch eine In-App-Benachrichtigung, sobald der Bestand eines Artikels unter den konfigurierten Mindestbestand fällt. Zusätzlich können Sie E-Mail-Benachrichtigungen und Push-Benachrichtigungen auf dem Mobilgerät aktivieren. Einstellbar unter Einstellungen → Benachrichtigungen.

Wie oft werden Benachrichtigungen aktualisiert?

In der Web-App prüft ZENTORY alle 30 Sekunden auf neue Benachrichtigungen — ohne Seitenaktualisierung. Auf der Mobile App werden zusätzlich Push-Benachrichtigungen in Echtzeit zugestellt. Details unter Benachrichtigungszentrale.

Kann ich bestimmte Benachrichtigungstypen deaktivieren?

Ja. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen können Sie pro Typ (Mindestbestand, Wartung, Genehmigungen usw.) individuell festlegen, ob Sie In-App-, E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen erhalten möchten.

Bulk-Operationen

Kann ich mehrere Artikel gleichzeitig löschen?

Ja. Aktivieren Sie in der Listenansicht die Checkboxen links neben den Einträgen, markieren Sie die gewünschten Artikel und wählen Sie in der schwebenden Aktionsleiste «Löschen». Es erscheint ein Bestätigungsdialog. Achtung: Artikel mit laufenden Buchungen können nicht gelöscht werden. Details unter Bulk-Operationen.

Wie viele Artikel kann ich gleichzeitig bearbeiten?

Pro Bulk-Operation können maximal 500 Einträge verarbeitet werden. Bei grösseren Mengen führen Sie die Operation in mehreren Schritten durch oder verwenden Sie die API.

Reservierungen

Kann ich ein Werkzeug für ein zukünftiges Projekt reservieren?

Ja. Öffnen Sie die Detailseite des Werkzeugs und klicken Sie auf «Reservieren». Wählen Sie Zeitraum, Person und Verwendungszweck. ZENTORY prüft automatisch Konflikte mit bestehenden Reservierungen. Die Reservierungsfunktion ist ab dem Business-Plan verfügbar. Details unter Reservierungen.

Was passiert wenn zwei Personen dasselbe Werkzeug reservieren wollen?

ZENTORY zeigt beim zweiten Reservierungsversuch eine Konfliktwarnung mit den Details der bestehenden Reservierung. Sie können trotzdem eine Anfrage stellen — der Manager entscheidet, welche Reservierung genehmigt wird.

Aktivitätsprotokoll & Transparenz

Kann ich nachvollziehen, wer einen Artikel verändert hat?

Ja. Das Aktivitätsprotokoll protokolliert lückenlos alle Änderungen mit Benutzer, Zeitstempel und Vorher/Nachher-Werten. Auf jeder Detailseite finden Sie zudem den «Verlauf»-Tab mit einer Timeline aller Ereignisse für dieses Objekt.

Wie lange wird das Aktivitätsprotokoll aufbewahrt?

Das ist planabhängig: Starter 90 Tage, Business 1 Jahr, Enterprise unbegrenzt. Das Protokoll kann jederzeit als CSV exportiert werden. Einträge können nicht nachträglich verändert werden.

TV-Modus

Wie richte ich den TV-Modus auf einem Lagerfernseher ein?

Navigieren Sie auf dem TV-Rechner (z.B. einem angeschlossenen Mini-PC oder Smart-TV-Browser) zu https://app.zentory.ch/tv. Geben Sie einmalig den TV-PIN ein, den Sie unter Einstellungen → Darstellung → TV-Modus festgelegt haben. Aktivieren Sie anschliessend den Kiosk-Modus Ihres Browsers, damit das Betriebssystem ausgeblendet bleibt. Details unter TV-Modus.

Kann ich den TV-Modus auf einen bestimmten Standort beschränken?

Ja. Unter Einstellungen → Darstellung → TV-Modus können Sie einen Standort-Filter setzen. Das Dashboard zeigt dann ausschliesslich Daten des gewählten Standorts — hilfreich wenn Sie mehrere Lagerhallen mit je eigenem Bildschirm betreiben.

Checklisten

Kann ich eine Ausbuchung ohne ausgefüllte Checkliste trotzdem erzwingen?

Nein. Pflichtfelder in einer Pickup-Checkliste blockieren die Ausbuchung vollständig. Falls in einem Notfall eine schnelle Ausbuchung nötig ist, kann ein Administrator die Checklisten-Pflicht für eine Werkzeuggruppe vorübergehend deaktivieren. Wir empfehlen dies nur in Ausnahmefällen. Details unter Checklisten.

Werden ausgefüllte Checklisten archiviert?

Ja. Jede ausgefüllte Checkliste ist dauerhaft mit der zugehörigen Buchung verknüpft und bleibt in der Buchungshistorie gespeichert. Sie können sie über den Tab Verlauf eines Werkzeugs oder über das Aktivitätsprotokoll einsehen.

PDF-Lieferschein

Kann ich das Layout des PDF-Lieferscheins anpassen?

Das Layout basiert auf Ihren Branding-Einstellungen (Logo, Primärfarbe, Fusszeile). Eine freie Layoutgestaltung (z.B. eigene Vorlagen im Word-Stil) ist aktuell nicht möglich. Zusätzliche Felder können über Zusatzfelder im Lieferschein hinterlegt und im PDF ausgegeben werden. Details unter Lieferschein PDF & Unterschrift.

Ist die digitale Unterschrift rechtlich bindend?

Die in ZENTORY erfasste Unterschrift ist eine einfache elektronische Unterschrift (einfache EU) und eignet sich für interne Bestätigungen und Lieferquittierungen. Für rechtlich verbindliche Verträge im Sinne des Schweizer OR empfehlen wir eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) via einem dafür zugelassenen Anbieter.

Batch-Scan

Was passiert wenn ein gescannter Artikel im System nicht gefunden wird?

Der Artikel wird in der Batch-Liste mit einem roten Warnsymbol markiert. Sie können ihn aus der Liste entfernen oder die Buchung trotzdem abschliessen — nicht gefundene Artikel werden dabei übersprungen und in einer Fehlerliste aufgeführt. Details unter Batch-Scan-Modus.

Kann ich im Batch-Scan verschiedene Aktionen (einbuchen und ausbuchen) mischen?

Nein. Beim Batch-Scan wählen Sie am Ende eine einzige Aktion für alle Positionen. Wenn Sie in einem Durchgang einbuchen und ausbuchen möchten, führen Sie zwei separate Batch-Scans durch.

Kostenstellen

Muss ich bei jeder Buchung eine Kostenstelle angeben?

Nein. Das Kostenstellen-Feld ist optional, ausser Sie aktivieren Kostenstelle als Pflichtfeld unter Einstellungen → Kostenstellen. In diesem Fall wird das Feld bei Buchungen mit Warnhinweis hervorgehoben, die Buchung kann aber trotzdem ohne Kostenstelle abgeschlossen werden. Details unter Kostenstellen & Projekte.

Kann ich Kostenstellen nachträglich zu alten Buchungen hinzufügen?

Ja. Benutzer mit der Rolle Manager oder Administrator können eine Kostenstelle auch zu bereits erfassten Buchungen zuweisen. Öffnen Sie die Buchung im Aktivitätsprotokoll und klicken Sie auf Bearbeiten.