Schulungszertifikate
Zertifikat zur Personalakte hinzufügen
- Öffnen Sie die Personalakte eines Mitarbeiters
- Scrollten Sie zum Bereich Schulungen & Zertifikate
- Klicken Sie auf + Schulung hinzufügen
Schulungsdaten eingeben
| Feld | Beschreibung | Erforderlich |
|---|---|---|
| Schulungstitel | Z.B. «Gabelstapler-Führerschein», «Schweißkurs», «Elektrosicherheit» | Ja |
| Kategorie | Bestehende Kategorie wählen oder neue erstellen | Ja |
| Ausstellungsdatum | Wann wurde die Schulung absolviert? | Ja |
| Ablaufdatum | Wann verfällt die Schulung? | Optional |
| Ausstellende Institution | Z.B. «TÜV Süd», «Berufsgenossenschaft» | Optional |
| Zertifikat (PDF) | PDF-Dokument hochladen | Optional |
Ablaufdatum und Mahnung
Wenn ein Ablaufdatum eingegeben wird:
- Das System markiert den Mitarbeiter als «Schulung verwaltet»
- 30 Tage vor Ablauf: Gelber Hinweis
- Nach Ablauf: Rotes Warnsignal
- Optional: E-Mail-Erinnerung an den Mitarbeiter senden
Kategorien für Schulungen
Typische Kategorien:
- Fahrzeuge: Führerschein, Gabelstapler, Hubwagen
- Sicherheit: Elektro-Sicherheit, Absturzsicherung, Erste Hilfe
- Betriebsmittel: Messinstrumente, CNC-Maschinen, Schweißer
- Compliance: DSGVO, Sicherheitsrichtlinien, Hygiene
- Management: Projektleitung, Teamleitung, Qualitätskontrolle
Zertifikat hochladen
Sie können die Schulungsunterlagen als PDF hochladen:
- Klicken Sie auf PDF hochladen
- Wählen Sie das Zertifikat von Ihrem Computer
- Bestätigen Sie
Das Zertifikat wird dann:
- In der Personalakte gespeichert
- Für HR/Admin abrufbar
- Mit Metadaten versehen (Upload-Datum, Dateiname)
Beispiel: Gabelstapler-Führerschein
Schulungstitel: Gabelstapler-Führerschein
Kategorie: Fahrzeuge
Ausstellungsdatum: 15.03.2025
Ablaufdatum: 15.03.2028 (3 Jahre Gültigkeit)
Institution: TÜV Süd
Zertifikat (PDF): [Datei hochgeladen]Nach dem Speichern:
- Der Mitarbeiter darf alle Werkzeuge der Kategorie Gabelstapler nutzen
- Am 15.03.2028: Warnung dass Auffrischung nötig ist
Schulung bearbeiten oder löschen
- Klicken Sie auf eine Schulung um Daten zu ändern
- Klicken Sie auf Löschen um eine Schulung zu entfernen
- Bestätigen Sie die Löschung
Schulungshistorie
Für jeden Mitarbeiter können Sie eine Schulungshistorie einsehen:
- Alle bisherigen Schulungen
- Ablauf- und Gültigkeitsdaten
- PDF-Links zu Zertifikaten
- Zeitstrahl (optional)
Dies ist hilfreich für Audits und Compliance-Prüfungen.
Tipp: Laden Sie alle Zertifikate als PDF hoch — dies erleichtert Audits und die Überprüfung der Berechtigung. Und vergessen Sie nicht, Ablaufdaten zu setzen, damit Sie rechtzeitig Auffrischungen einplanen können!