Digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift ermöglicht es Ihnen, Kommissionsscheine und Lieferscheine direkt vom Empfänger unterzeichnen zu lassen — entweder auf dem Tablet, Smartphone oder Desktop.

Wann wird eine Unterschrift benötigt?

• Lieferschein-Ausgang: Empfänger bestätigt den Erhalt von Waren
• Kommissionierung: Fahrer bestätigt, dass die Ware vollständig ist
• Abnahmeprotokoll: Kunde oder Auftraggeber unterschreibt die Lieferung

Unterschrift während der Ausbuchung

Unterschrift anfordern

1. Erstellen Sie einen Lieferschein (Ausgang) oder eine Kommission
2. Unter Empfänger geben Sie den Namen ein
3. Aktivieren Sie «Unterschrift anfordern»
4. Speichern Sie den Lieferschein

Unterschrift aufzeichnen

Zwei Optionen:

Option A: Am Computer (Desktop/Tablet)

1. Öffnen Sie den Lieferschein
2. Klicken Sie auf Unterschrift einholen
3. Ein Signature-Pad öffnet sich im Browser
4. Der Empfänger unterschreibt mit Stift (Tablet) oder Maus (Desktop)
5. Klicken Sie auf Speichern

Option B: Über Mobil-Link (Remote)

1. Öffnen Sie den Lieferschein
2. Klicken Sie auf Link versenden
3. Ein eindeutiger Link wird generiert (z.B. zentory.app/sign/abc123)
4. Senden Sie den Link an den Empfänger (per E-Mail, SMS, WhatsApp)
5. Der Empfänger öffnet den Link auf seinem Smartphone
6. Er unterschreibt direkt im Browser
7. Die Unterschrift wird automatisch zum Lieferschein gespeichert

Unterschrift auf Papier

Falls Sie einen gedruckten Lieferschein nutzen:

1. Unterschriftsfeld unten auf dem Druck — der Empfänger unterschreibt manuell
2. Nach dem Transport: Scannen Sie die unterschriebene Seite
3. Hochladen unter Unterschrift (Datei) im Lieferschein
4. System erkennt das gescannte PDF und verlinkt es

Was wird mit der Unterschrift gespeichert?

• Unterschrift (als PNG oder PDF)
• Zeitstempel (wann wurde unterzeichnet?)
• IP-Adresse (von wo?)
• Geräteinformation (Tablet, Smartphone, Desktop)
• Unterschrift-Empfänger (wer hat unterzeichnet?)

Dies ermöglicht:

• Authentizität nachzuweisen
• Streitigkeiten zu klären
• Vollständige Audit-Trails zu führen

Unterschrift-Formate und Export

Die Unterschrift kann in folgende Formate exportiert werden:

• PNG (Bild, hochauflösend)
• PDF (im Lieferschein integriert)
• Lieferschein als PDF mit Unterschrift (vollständiges Dokument)

Rechtliche Gültigkeit

Die digitale Unterschrift ist in der Schweiz und den meisten Ländern Europas rechtlich bindend, sofern:

✓ Zeitstempel vorhanden ✓ Identität des Unterzeichners nachvollziehbar ✓ Unterschrift sichtbar im Dokument ✓ Audit-Trail dokumentiert

Für besonders sensitive Geschäfte können Sie zusätzlich eine digitale Signatur (Advanced Electronic Signature) einführen — dies ist jedoch optional.

Unterschrift auf mobiler App

In der Zentory Mobile App können Sie Unterschriften auch offline aufzeichnen:

1. Kommission öffnen
2. Unterschrift-Button am Ende
3. Mit Fingern auf dem Touchscreen unterschreiben
4. Wird automatisch synchronisiert, wenn online

Häufige Fragen

Kann ich die Unterschrift später ändern oder löschen? Nein. Unterschriften sind nach dem Speichern unveränderlich. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit. Sie können nur eine neue Unterschrift aufzeichnen und die alte archivieren.

Was passiert wenn der Empfänger nicht unterschreiben möchte? Sie können einen Vermerk hinzufügen: «Empfänger verweigert Unterschrift» — dies wird dokumentiert und kann später als Beweis dienen.

Kann ich Unterschriften in Berichten nachvollziehen? Ja. Im Unterschriftenbericht können Sie nach Zeitraum und Empfänger filtern und alle eingeholten Unterschriften überprüfen.

Tipp: Nutzen Sie Unterschriften konsequent für alle Lieferungen — dies reduziert Reklamationen und Streitigkeiten, weil alles dokumentiert ist!