Ablaufdaten (FIFO/FEFO)

ZENTORY unterstützt die Verwaltung von Ablaufdaten und ermöglicht die automatische FEFO-Entnahme (First Expired, First Out), damit ältere Bestände zuerst verbraucht werden.

Hinweis: Ablaufdaten-Verwaltung ist ab dem Business-Plan verfügbar.

FIFO vs. FEFO

Methode	Bedeutung	Anwendung
FIFO	First In, First Out	Zuerst eingelagerter Bestand zuerst entnehmen
FEFO	First Expired, First Out	Bestand mit nächstem Ablaufdatum zuerst entnehmen

ZENTORY verwendet standardmässig FEFO, da dies die sichere Methode für ablaufdatum-relevante Waren ist. FEFO schliesst FIFO ein, wenn alle Chargen gleich lang haltbar sind.

Ablaufdatum hinterlegen

Ablaufdaten werden beim Wareneingang pro Charge eingetragen:

Buchen Sie einen Zugang für einen Artikel mit Chargen-Tracking.
Im Zugangsdialog erscheint das Feld Ablaufdatum.
Wählen Sie das Datum aus dem Kalender.
Bestätigen Sie den Zugang.

Beim nächsten Zugang derselben Charge wird das Ablaufdatum automatisch vorgeschlagen.

Das Ablaufdaten-Widget auf dem Dashboard zeigt alle Artikel mit bald ablaufendem Bestand:

Farbe	Bedeutung
Rot	Abgelaufen oder heute ablaufend
Orange	Läuft in den nächsten 7 Tagen ab
Gelb	Läuft in den nächsten 30 Tagen ab
Grün	Kein bald ablaufender Bestand

Klicken Sie auf einen Artikel um direkt zur Chargenübersicht zu gelangen.

Ablaufbericht

Unter Berichte → Ablaufdaten finden Sie eine vollständige Auswertung:

Alle abgelaufenen Chargen (sollten entnommen oder vernichtet werden)
Chargen die in den nächsten 7, 30, 90 Tagen ablaufen
Wert des von Ablauf bedrohten Bestands
Export als CSV oder PDF

FEFO-Entnahme in der Praxis

Wenn ein Benutzer einen Artikel entnimmt, der in mehreren Chargen mit unterschiedlichen Ablaufdaten vorhanden ist, schlägt ZENTORY automatisch die Charge mit dem nächstliegenden Ablaufdatum vor:

Benutzer wählt «Entnahme» für Artikel «Desinfektionsmittel».
ZENTORY zeigt: «Empfohlene Charge: C-2025-011 (läuft ab 2026-04-15)» statt der neueren Charge C-2026-001.
Benutzer bestätigt oder wählt bewusst eine andere Charge.

Tipp: Aktivieren Sie unter Einstellungen → Lager → FEFO erzwingen, damit Benutzer die Chargenauswahl nicht manuell überschreiben können.

Automatische Alerts bei Ablauf

Kombinieren Sie Ablaufdaten mit Workflow-Regeln für automatische Warnungen:

Vorlage «Ablaufdatum-Warnung» wählen
Konfigurieren Sie den Vorlaufzeitraum (z.B. 14 Tage vor Ablauf)
Empfänger festlegen

Vernichtungsprotokoll

Wenn abgelaufene Ware vernichtet wird:

Öffnen Sie die Charge unter Rückverfolgung.
Klicken Sie auf Charge entnehmen / Vernichten.
Wählen Sie Grund: Ablauf, Qualitätsmangel oder Rückruf.
Bestätigen Sie die Menge.
ZENTORY bucht den Bestand aus und erstellt einen Eintrag im Vernichtungsprotokoll.

Das Vernichtungsprotokoll ist unter Berichte → Vernichtungen abrufbar.