Duplikat-Erkennung

ZENTORY erkennt automatisch, wenn ein Artikel, der gerade erfasst wird, möglicherweise bereits in der Datenbank existiert. Das verhindert doppelte Einträge und hält Ihren Artikelstamm sauber.

Wie die Erkennung funktioniert

Bei jeder Neuanlage (Material oder Werkzeug) prüft ZENTORY im Hintergrund auf zwei Arten:

1. Barcode-Kollision: Wenn die eingegebene EAN oder Artikelnummer exakt mit einem bestehenden Eintrag übereinstimmt, erscheint sofort eine Warnung.

2. Namensähnlichkeit (Levenshtein-Distanz): Der Algorithmus berechnet die Zeichenähnlichkeit zwischen dem neuen Namen und allen bestehenden Artikelnamen. Bei einer Ähnlichkeit von mehr als 85 % wird ein Hinweis angezeigt.

Duplikat-Warnung beim Erstellen

Wenn beim Ausfüllen des Erstellungsformulars ein potenzielles Duplikat erkannt wird, erscheint ein gelbes Hinweisfeld unter dem Namensfeld:

«Mögliches Duplikat gefunden: Bohrmaschine Makita 18V (ähnlich 91 %). Möchten Sie den bestehenden Eintrag prüfen?»

Sie haben drei Optionen:

• Bestehenden Eintrag öffnen — springt zur Detailseite des gefundenen Artikels
• Trotzdem neu anlegen — legt den Artikel wie eingegeben an (Warnung bleibt sichtbar)
• Ignorieren — blendet den Hinweis für diese Sitzung aus

Duplikate zusammenführen (Merge)

Wenn zwei Einträge als Duplikat erkannt wurden, können diese zusammengeführt werden:

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie einen der beiden Einträge.
2. Klicken Sie auf «…» → Als Duplikat markieren / Zusammenführen».
3. Suchen Sie nach dem zweiten Eintrag oder wählen Sie ihn aus der Duplikat-Vorschlagsliste.
4. ZENTORY zeigt einen Side-by-Side-Vergleich beider Einträge.
5. Wählen Sie für jedes Feld, welcher Wert übernommen werden soll.
6. Wählen Sie, welcher Eintrag als Primäreintrag erhalten bleibt.
7. Bestätigen Sie die Zusammenführung.

Was beim Merge passiert

• Der Primäreintrag behält seine ID und URL.
• Alle Bestandsbewegungen, Buchungen und Lieferschein-Positionen des Sekundäreintrags werden auf den Primäreintrag übertragen.
• Der Sekundäreintrag wird archiviert (nicht gelöscht, aber nicht mehr sichtbar).
• Alle Standortbestände werden addiert.

Hinweis: Ein Merge kann nicht rückgängig gemacht werden. Exportieren Sie beide Einträge vor dem Zusammenführen als Sicherungskopie.

Duplikat-Bericht

Unter Berichte → Duplikat-Analyse können Administratoren eine vollständige Liste potenzieller Duplikate im gesamten Artikelstamm abrufen. Der Bericht listet Paare nach Ähnlichkeitsgrad sortiert auf und ermöglicht die Batch-Bereinigung.

Empfindlichkeit anpassen

Unter Einstellungen → Erweitert → Duplikat-Erkennung können Administratoren den Schwellwert für die Namensähnlichkeit anpassen (Standard: 85 %). Ein höherer Wert (z.B. 95 %) meldet weniger Treffer; ein niedrigerer Wert (z.B. 75 %) meldet mehr, aber auch mehr falsch-positive Ergebnisse.