Workflow-Regeln
Mit dem Regelwerk können Sie Abläufe in ZENTORY automatisieren. Definieren Sie, was passieren soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt — ohne Programmierung.
Hinweis: Workflow-Regeln sind ab dem Business-Plan verfügbar. Im Enterprise-Plan ist die Anzahl der Regeln unbegrenzt; im Business-Plan sind es bis zu 20 aktive Regeln.
Aufbau einer Regel
Jede Regel besteht aus drei Teilen:
WENN [Auslöser] + FALLS [Bedingungen] → DANN [Aktionen]Verfügbare Auslöser
| Auslöser | Beschreibung |
|---|---|
| Bestand unter Mindestbestand | Sobald der Bestand eines Artikels unter den Mindestbestand fällt |
| Bestandsbewegung | Bei jeder Entnahme, jedem Zugang oder Umbuchung |
| Lieferschein erstellt | Wenn ein neuer Lieferschein angelegt wird |
| Lieferschein abgeschlossen | Wenn ein Lieferschein den Status «Abgeschlossen» erhält |
| Werkzeug ausgecheckt | Wenn ein Werkzeug einer Person zugewiesen wird |
| Werkzeug überfällig | Wenn ein Werkzeug nach dem geplanten Rückgabedatum nicht zurückgegeben wurde |
| Ablaufdatum in N Tagen | Wenn ein Artikel ein Ablaufdatum in N Tagen erreicht |
| Kalibrierung fällig in N Tagen | Wenn eine Kalibrierung demnächst fällig ist |
| Anomalie erkannt | Bei einer Anomalie-Meldung |
| Genehmigung ausstehend | Wenn eine Aktion auf Genehmigung wartet |
Verfügbare Bedingungen (optional)
Bedingungen schränken ein, wann eine Regel ausgelöst wird:
- Artikel gehört zu Kategorie X
- Standort ist / ist nicht
- Menge grösser/kleiner als Wert
- Benutzer hat Rolle X
- Tageszeit zwischen A und B
- Wochentag ist/ist nicht
Verfügbare Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail senden | An beliebige Empfänger oder Rollen |
| Push-Benachrichtigung | An mobile App-Benutzer |
| Webhook senden | HTTP POST an externe URL |
| Bestellung vorschlagen | Erstellt einen Nachbestellvorschlag |
| Genehmigung anfordern | Leitet die Aktion zur Genehmigung weiter |
| Aufgabe erstellen | Erstellt eine To-do-Aufgabe für ein Teammitglied |
| Lieferschein erstellen | Automatisch einen Lieferschein anlegen |
Regel erstellen — Schritt für Schritt
- Gehen Sie zu Automatisierung → Workflow-Regeln.
- Klicken Sie auf + Neue Regel.
- Vergeben Sie einen Namen (z.B. «Mindestbestand-Alert Schrauben»).
- Wählen Sie den Auslöser aus der Dropdown-Liste.
- Fügen Sie optional eine oder mehrere Bedingungen hinzu.
- Klicken Sie auf + Aktion hinzufügen und wählen Sie die Aktion.
- Konfigurieren Sie die Aktion (z.B. E-Mail-Empfänger, Betreff, Text).
- Klicken Sie auf Speichern und aktivieren.
Regel testen
Bevor Sie eine Regel aktivieren, können Sie sie testen:
- Klicken Sie in der Regeldetailansicht auf Regel testen.
- Geben Sie ein Testobjekt an (z.B. einen Artikel aus Ihrem Bestand).
- ZENTORY simuliert die Auslösung und zeigt, welche Aktionen ausgeführt würden.
- Das Ergebnis wird nicht wirklich ausgeführt — es ist eine reine Simulation.
Vorlagen
ZENTORY liefert folgende Starter-Vorlagen mit:
| Vorlage | Auslöser | Aktion |
|---|---|---|
| Mindestbestand-E-Mail | Bestand unter Mindestbestand | E-Mail an Einkauf |
| Werkzeug überfällig | Werkzeug überfällig | E-Mail an Ausleiher + Manager |
| Ablaufdatum-Warnung | Ablaufdatum in 14 Tagen | Push + E-Mail |
| Anomalie-Alert | Anomalie erkannt (Schweregrad Hoch) | E-Mail an Admin |
| Genehmigung anfordern | Entnahme > 100 Stück | Genehmigung anfordern |
Wählen Sie eine Vorlage unter + Neue Regel → Aus Vorlage.
Regel-Protokoll
Jede ausgelöste Regel wird unter Automatisierung → Protokoll aufgezeichnet mit:
- Auslöse-Zeitstempel
- Objekt das den Auslöser ausgelöst hat
- Status (Ausgeführt / Fehlgeschlagen)
- Ausgeführte Aktionen
Verwandte Funktionen
- Genehmigungen — Genehmigungsworkflows konfigurieren
- Auto-Nachbestellung — Automatisch Bestellungen auslösen
- Webhooks — Externe Systeme anbinden