Aktivitätsprotokoll
Das Aktivitätsprotokoll ist ein vollständiges Audit-Trail aller Änderungen in Ihrer ZENTORY-Organisation. Jede Buchung, jede Änderung und jede Systemaktion wird mit Zeitstempel, Benutzer und Vorher/Nachher-Werten protokolliert.
Zugriff
Klicken Sie in der Navigation auf «Aktivitätsprotokoll» (oder über Berichte → Aktivitätsprotokoll). Das Protokoll steht Benutzern mit der Rolle Manager oder Administrator zur Verfügung.
Protokollierte Ereignisse
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Materialien | Erstellt, bearbeitet, gelöscht, Bestand geändert, Standort umgebucht |
| Werkzeuge | Erstellt, ausgecheckt, eingecheckt, Wartung erfasst, gelöscht |
| Lieferscheine | Erstellt, Position hinzugefügt, abgeschlossen, storniert |
| Benutzer | Eingeladen, Rolle geändert, deaktiviert |
| Einstellungen | Konfiguration geändert, API-Schlüssel erstellt |
| Automatisierung | Workflow-Regel ausgelöst, Genehmigung erteilt/abgelehnt |
Jeder Eintrag enthält:
- Zeitstempel (Datum, Uhrzeit, Zeitzone)
- Benutzer (Name, E-Mail-Adresse)
- Aktion (Art der Änderung)
- Objekt (betroffener Artikel mit Direktlink)
- Änderungsdetails (Vorher/Nachher bei Feldänderungen)
- IP-Adresse (nur für Sicherheitsprüfungen sichtbar, für Administratoren)
Filtern
Das Aktivitätsprotokoll kann nach mehreren Kriterien gefiltert werden:
- Zeitraum: Von/Bis-Datum
- Benutzer: Einzelner Benutzer oder alle
- Ereignistyp: Kategorie oder spezifische Aktion
- Objekt-Typ: Nur Materialien, nur Werkzeuge usw.
- Freitextsuche: Suche im Objekt-Namen oder den Änderungsdetails
Filter können als gespeicherte Ansicht abgelegt werden, um sie wiederzuverwenden.
Exportieren
Das gefilterte Protokoll kann als CSV exportiert werden:
- Stellen Sie die gewünschten Filter ein.
- Klicken Sie auf «Exportieren».
- Wählen Sie den Datumsbereich (max. 12 Monate pro Export).
- Klicken Sie auf «CSV herunterladen».
Der Export enthält alle sichtbaren Felder in tabellarischer Form, geeignet für Revisionen und Compliance-Prüfungen.
Aktivitäts-Timeline auf Detailseiten
Auf jeder Detailseite (Material, Werkzeug, Lieferschein, Standort) gibt es einen «Verlauf»-Tab, der alle Einträge aus dem Aktivitätsprotokoll für dieses spezifische Objekt in einer Timeline-Ansicht zeigt.
Die Timeline zeigt:
- Wer wann was geändert hat
- Bestandsveränderungen mit Vorher/Nachher-Wert
- Verknüpfte Lieferscheine als anklickbare Links
- Kommentare von Benutzern
Aufbewahrungsfristen
| Plan | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|
| Starter | 90 Tage |
| Business | 1 Jahr |
| Enterprise | Unbegrenzt (konfigurierbar) |
Nach Ablauf der Frist werden ältere Einträge automatisch gelöscht. Exportieren Sie das Protokoll regelmässig, wenn Sie eine längere Aufbewahrung benötigen.
Compliance-Hinweis
Das Aktivitätsprotokoll ist revisionssicher — Einträge können nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden (auch nicht durch Administratoren). Es eignet sich als Nachweis für interne Audits sowie für Anforderungen nach ISO 9001, nDSG/DSGVO und branchenspezifischen Normen.
Tipp: Exportieren Sie das Aktivitätsprotokoll am Ende jedes Quartals als Archiv-CSV. Dies erleichtert spätere Audits erheblich.