Datenhaltung & Aufbewahrungsfristen

Die Datenhaltung ermöglicht es Ihnen, Aufbewahrungsfristen pro Datentyp festzulegen. Abgelaufene Daten werden automatisch bereinigt — konform mit DSGVO und Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG).

Aufbewahrungsfristen konfigurieren

Navigieren Sie zu Einstellungen → Datenschutz → Datenhaltung. Für jeden Datentyp können Sie eine individuelle Aufbewahrungsfrist festlegen:

Datentyp	Standard	Beschreibung
Buchungshistorie	365 Tage	Alle Bestandsbewegungen und Werkzeugbuchungen
Aktivitätsprotokoll	180 Tage	Audit-Trail aller Änderungen
Benachrichtigungen	90 Tage	Gelesene und ungelesene Benachrichtigungen
Chat-Nachrichten	30 Tage	KI-Assistent-Konversationen
Gelöschte Objekte	30 Tage	Soft-deleted Materialien, Werkzeuge, Standorte
Session-Daten	14 Tage	Beendete Benutzersitzungen
Temporäre Dateien	7 Tage	Import-Vorschauen, Entwürfe, Zwischenspeicher

Auto-Bereinigung

Die automatische Bereinigung läuft täglich um 02:00 Uhr UTC als Hintergrund-Job. Dabei werden alle Datensätze entfernt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Nach jeder Bereinigung erhalten Admins eine Zusammenfassung per E-Mail mit:

Anzahl gelöschter Datensätze pro Datentyp
Freigegeben Speicherplatz
Eventuelle Fehler oder übersprungene Einträge

⚠️

Die Bereinigung ist unwiderruflich. Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Fristen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, bevor Sie sie verkürzen.

DSGVO-Konformität

Die Datenhaltung unterstützt folgende DSGVO-Anforderungen:

Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e) — Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den Zweck erforderlich ist
Recht auf Löschung (Art. 17) — Benutzer können ihre personenbezogenen Daten jederzeit löschen lassen
Datenportabilität (Art. 20) — Vollständiger Datenexport vor der Bereinigung möglich

Für Schweizer Unternehmen gelten zusätzlich die Aufbewahrungspflichten gemäss OR Art. 958f (10 Jahre für Geschäftsunterlagen). Konfigurieren Sie die Fristen entsprechend Ihrer Branche.

Manueller Export vor Bereinigung

Unter Einstellungen → Datenschutz → Datenexport können Sie einen vollständigen Export aller Daten erstellen, bevor die automatische Bereinigung greift. Der Export wird als ZIP-Datei (JSON + CSV) bereitgestellt.

Tipps

Beginnen Sie mit den Standardfristen und passen Sie diese an Ihre Compliance-Anforderungen an
Erstellen Sie regelmässige Backups über den Datenexport, bevor Sie Fristen verkürzen
Nutzen Sie die Geplanten Berichte, um vor der Bereinigung automatisch Zusammenfassungen zu erhalten